Office 365

Office es la suite ofimática por antonomasia, que además ha sabido evolucionar al ritmo de tendencias como la movilidad, Internet y la nube. Con todo, no siempre sacamos todo el partido que podríamos de esta potente herramienta de productividad.

Sea por desconocimiento sobre cómo llevar a cabo una determinada acción, o porque no se nos ocurre que podemos realizar ciertas tareas usando Office 2016, a veces dejamos pasar la oportunidad de mejorar nuestros trabajos y tareas ofimáticas y nos quedamos con las funcionalidades básicas y elementales.

Así que, nada mejor que una selección de trucos para hacer que el trato con la versión 2016 de la suite ofimática de Microsoft sea a-un más productivo y amigable de lo que ya es.

1 Comparte tu suscripción

¿Sabías que puedes compartir los beneficios de tu suscripción Office 365 Hogar con hasta cuatro personas? En este consejo puedes aprender cómo.

2 Usa la Búsqueda Inteligente de Office 2016

En Office 2016 podemos encontrar información contextual obtenida de Internet directamente dentro de los documentos de Office.

3 Cómo activar la suscripción de Office 365

Con la caja de Office 365 viene un número de serie que será el que usaremos en el portal de Office 365 para activar y configurar nuestra suscripción.

4 Cómo usar OneDrive

En OneDrive podemos guardar archivos y compartirlos con otros usuarios. Y todo ello tanto desde la nube como desde el Explorador de Archivos de Windows usando la aplicación de Escritorio de OneDrive.

5 Activa Skype

Con Office 365 Hogar tenemos disponibles 60 minutos de voz en Skype que podemos activar desde el panel de control de nuestra cuenta.

6 Cómo usar los gráficos en Cascada de Excel

La visualización en Cascada es útil para visualizar las tendencias en los datos de una hoja de cálculo. Te explicamos cómo aplicarlos.

7 Adjunta archivos en Outlook

En Outlook tenemos la opción de adjuntar archivos, con la ventaja de tener los más recientes que hayamos usado accesibles en primer lugar. También podemos acceder a los archivos web de OneDrive o añadir otros desde nuestro equipo.

8 Crea Previsiones de Datos en Excel 2016

A partir de los datos de una hoja de Excel podemos visualizar las previsiones a futuro con un solo clic de ratón, e incluso crear una tabla de datos con los datos calculados.

9 Coautoría de documentos de Office 2016

En Office 2016 podemos invitar a otros usuarios a que visualicen los cambios que realizamos en los documentos e incluso a que los editen de forma simultánea con nosotros.

10 Las Grabaciones de Pantalla en PowerPoint 2016

En las presentaciones de PowerPoint 2016 podemos incluir directamente grabaciones de nuestra pantalla para, por ejemplo, explicar un paso a paso en un tutorial sobre una aplicación dada.

11 Las Transformaciones en PowerPoint 2016

En PowerPoint 2016 podemos crear transformaciones entre diapositivas de un modo sumamente intuitivo y con animaciones de gran calidad y suavidad.

12 La nube en Office 2016 para Mac

En Mac podemos acceder a los archivos de OneDrive iniciando sesión en tu cuenta de Office dentro de las aplicaciones de Office 2016 para Mac.

13 Usa los Comentarios Encadenados en Office 2016

Cuando trabajamos en documentos compartidos con otros usuarios, podemos insertar comentarios e incluso responder a los de otros autores a través de las opciones de Revisión.

14 Segmentación de Tablas Dinámicas en Mac

En Excel 2016 para Mac podemos trabajar fácilmente con tablas que contengan grandes volúmenes de datos usando la Segmentación de Tablas Dinámicas.

15 Ayuda interactiva en Office: ¿Qué desea hacer?

En Office 2016 podemos encontrar ayuda de un modo sencillo sobre cómo realizar tareas a través del cuadro de diálogo “¿Qué desea hacer?”.

16 Office 365 también en iOS, Windows Phone y Android

En las tiendas de apps de los sistemas operativos iOS, Android y Windows Phone están disponibles las versiones móviles de Office 2016 para visualizar y editar documentos en móviles y tabletas.

17 Ideas de Diseño de PowerPoint 2016

Además de las plantillas tradicionales, en PowerPoint 2016 podemos empezar a trabajar con una presentación en blanco y, al insertar elementos gráficos, elegir alguna de las propuestas que aparecen en el panel “Ideas de Diseño” en PowerPoint 2016.

18 Elige tu versión de Office

Existen diferentes opciones para acceder a Office 2016. Las versiones Office 365 incluyen servicios adicionales en la nube como 1 TB de datos en OneDrive o 60 minutos de voz en Skype con licencia de uso en móviles y tabletas para un dispositivo o hasta cinco, dependiendo de la versión.

En este caso, se paga con carácter anual y las versiones que obtenemos son tanto para PC como para Mac o para dispositivos móviles.

Las versiones de compra única son válidas para toda la vida, pero carecen de los servicios en la nube o la posibilidad de instalarlas en varios equipos.

Guia-de-producto-Office04

19 Restringe los datos que pueden introducirse en una tabla Excel

En Excel podemos definir rangos para los datos que se pueden introducir en una tabla. De este modo, podemos avisar a un usuario que comparta la tabla de Excel con nosotros si está introduciendo datos no válidos, o directamente evitar que lo haga.

Para ello usaremos la opción Validación de datos una vez hayamos seleccionado la celda que queremos configurar.

validacion de datos excel

20 ¿Conoces Sway?

Aunque es una herramienta independiente, Sway se presenta como un complemento perfecto para crear presentaciones y contenidos multimedia y estáticos a partir de una interfaz orientada a la creatividad y a la facilidad de uso.

Sway permite crear presentaciones con un estilo diferente a PowerPoint, siguiendo tendencias como Transmedia en la creación de contenidos. Tiene versión online y aplicación de escritorio disponible en la Tienda de Windows.

sway

21 Usa atajos de teclado

Los atajos de teclado, una vez que los conocemos, pueden hacer que la velocidad de acceso a determinadas funciones se acelere varios órdenes de magnitud.

Para acceder a ellos, pulsando la tecla “Alt” en una de las aplicaciones de Office, aparecerán superpuestas a las opciones de menú las teclas de acceso rápido definidas para cada una de ellas. Si nos familiarizamos con ellas, podremos acceder a dichas funciones de menú con más rapidez que con el ratón.

atajos teclado

22 Introduce ecuaciones matemáticas

En Office podemos insertar ecuaciones matemáticas en nuestros documentos usando un editor especial para ello que viene integrado en la suite. Además, cuenta con ecuaciones prediseñadas junto con recursos online para descargar más aún.

De este modo, los resultados serán de gran calidad y no tendremos que rompernos la cabeza tratando de encajar los diferentes elementos gráficos de las ecuaciones de un modo manual.

ecuaciones word

23 Cambia el aspecto de las notas de OneNote

Cuando trabajamos con notas en OneNote, al añadir una nueva página podemos elegir su aspecto entre diferentes plantillas.

En Insertar, iremos a Plantillas de página donde podremos elegir la que más se adapte a nuestras necesidades.

one note plantillas

24 Operaciones matemáticas en OneNote

Cuando estemos trabajando con notas en OneNote y necesitemos realizar operaciones matemáticas, podremos realizarlas directamente desde la propia aplicación usando operadores matemáticos y funciones dentro de un repertorio bastante extenso.

De este modo, no necesitaremos recurrir a la calculadora para obtener el resultado y podremos seguir tomando notas sin interrupciones.

one note matemáticas

25 Opciones de pegado

Al pegar elementos copiados desde otras fuentes tales como páginas web u otros documentos, tenemos varias opciones donde elegir. Desde mantener el formato original hasta mantener solo el texto sin formato.

Para trabajar con gestores de contenido en blogs o portales online, es interesante usar la opción de pegado sin formato de modo que se mantenga la máxima compatibilidad con WordPress, Joomla o el motor de blogging que se estuviera usando.

pegar opciones

26 Presentaciones más versátiles

En PowerPoint, además de trabajar con las presentaciones propiamente dichas en formato .pptx, tenemos la posibilidad de exportarlas a otros formatos, como vídeo o como documento de Word donde las diapositivas se ubicarán en forma secuencial.

Además, se puede hacer que, una vez creado el documento de Word, si cambiamos la presentación en el ppt, se actualizarán las diapositivas en el documento de forma automática.

powerpoint wexportacipon

27 Orígenes de datos web para nuestras hojas de Excel

Si tenemos que importar datos provenientes de fuentes online, Excel cuenta con la opción de obtenerlos directamente desde la web donde estén accesibles gracias a la opción de importación de datos a partir de consultas contra las bases de datos que queramos consultar online.

Es una funcionalidad que puede ahorrarnos mucho tiempo y más ahora, en un momento en el que los datos abiertos empiezan a ser moneda de cambio habitual.

importar datos web

28 Busca inteligente en las fotos de OneDrive

Microsoft está introduciendo tecnologías de Inteligencia Artificial en sus servicios Cloud. En OneDrive es posible buscar a través de ciertas etiquetas creadas automáticamente a partir del contenido de nuestras fotos de modo que las podamos encontrar más fácilmente.

Y todo ello de un modo automático. Para ello solo tenemos que introducir la etiqueta que queramos usar como criterio de búsqueda o navegar a través de las que haya creado el sistema automáticamente.

one drive busqueda

29 Usa Publisher 2016 para tus creaciones

Aunque en su día fue una de las aplicaciones más populares de Office, ahora Publisher está en un plano secundario. Aunque se trata de una herramienta que no solo encaja en un entorno corporativo.

Al contrario, es una herramienta perfecta para todas las edades y apta para confeccionar elementos tales como tarjetas de felicitación, postales, documentos “especiales” como recetas de cocina, recordatorios para eventos, etcétera. La colección de plantillas es espectacular y es muy fácil de usar.

publisher

30 Guarda tus documentos como PDF

En las aplicaciones de Office, si quieres crear un archivo PDF a partir de un texto de Word, una presentación, una nota, hoja de cálculo o un diseño de Publisher entre otros tipos de documentos, puedes hacerlo usando la opción de Exportar.

Vete a Archivo > Exportar > Crear Documento PDF/XPS y podrás crear el PDF con las opciones por defecto, o configurar parámetros avanzados si entras en las opciones de acabado.

exportar pdf

31 Configura la Autorrecuperación

Una de las situaciones más desagradables que nos pueden suceder cuando trabajamos con documentos de Office es la pérdida de nuestros documentos porque el equipo se cuelgue o la aplicación se cierre de forma inesperada.

Por fortuna, en el menú de Opciones tenemos parámetros que permiten personalizar este apartado a nuestro gusto. Por ejemplo, podemos configurar el intervalo de guardado para que sea de cinco minutos en vez de los diez definidos por defecto. O elegir una ubicación para los archivos más fácil de localizar en caso de necesidad.

office autorrecuperacion

32 Usa los diccionarios y la traducción

Office, además de ser una herramienta de autoría de documentos de primer orden, incluye opciones de gran valor para mejorar nuestro estilo de redacción. Sin ir más lejos, cuenta con diccionario de sinónimos, así como traducción interactiva de palabras o fragmentos de texto.

Para acceder a estas opciones interactivas, podemos hacerlos seleccionando el texto o la palabra que nos interese y hacer clic con el botón derecho para activar el menú contextual donde están estas opciones.

office sinoni os traduccion

33 Usa el Relleno Rápido en Excel

Cuando estamos rellenando una tabla de Excel y los datos están relacionados, como por ejemplo en una lista de direcciones donde campos como los nombres y apellidos pueden coincidir con campos de los email, podemos recurrir al Relleno Rápido para que Excel complete las columnas correspondientes una vez que nosotros hemos introducido los valores de las primeras.

Excel es capaz de encontrar el patrón de relación, ahorrándonos bastante trabajo si la relación entre los datos es suficiéntemente sistemática. Sólo tenemos que dejar seleccionada la primera casilla donde queremos que empiece el auto relleno, y pulsar en el icono Relleno Rápido.

office relleno rapido


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